Cecilia Gutiérrez, Jefa de Unidad Desarrollo Organizacional.
Sin duda, una preocupación permanente en las instituciones, es mejorar y optimizar la comunicación entre sus integrantes y así promover una cultura de mejora continua y trabajo colaborativo.
Concretar este objetivo, no es algo sencillo. En ocasiones las instituciones se centran en aumentar la percepción de un indicador, y en otras, algo tan concreto como realizar reuniones de equipo con cierta periodicidad o instalar una pantalla informativa en el hall de entrada de un edificio.
Pero ¿qué puedo hacer desde mi puesto de trabajo para mejorar la comunicación?. Un punto importante es identificar el concepto de comunicación y así evaluar el nivel de práctica eficaz, identificando las brechas y aplicando técnicas para mejorar el desempeño personal. Comunicar implica no solo informar, sino también asegurarse que la información entregada es entendida por la persona que la recibe. El rol de la jefatura, en ese sentido, es vital, ya que debe reconocer los niveles de eficacia personal, gestionarlos y a la vez generar acciones que permitan promover la comunicación interna.
Realizar reuniones es importante y así se mantiene al equipo informado de lo relevante. Ahora bien, de estas reuniones deben quedar mensajes escritos, pues de lo contrario se pierde la información. Por lo mismo, se debe generar el hábito de compartir las actas o al menos los hitos y/o acuerdos más relevantes.
Saber lo que está haciendo el compañero/a, también es importante, pero por sobre todo ¿por qué lo está haciendo? saber por qué el otro está haciendo algo, nos da sentido y permite entender, valorar y dimensionar el trabajo de la otra persona y a su vez, facilitar los procesos. Pero para ello, hay que comunicar los propósitos y eso solo es posible en conversaciones cara a cara.
Hoy, la mayoría de los contactos son por correo electrónico y necesitamos hacer más conversaciones y no cualquier conversación, sino que «conversaciones poderosas” que sólo se logran cuando las personas pueden manejar sus emociones para llegar a estados más neutrales y así iniciar el diálogo.
Desde los conceptos del coaching, una conversación poderosa implica establecer cierta sintonía o “rapport”, analizar las expresiones de la otra persona, realizar la escucha activa y centrar su interés única y exclusivamente en lo que está haciendo. Estas conversaciones finalizan con retroalimentación de lo dicho, para verificar que está comprendiendo lo que dice la persona. Una conversación poderosa implica cuidar a las personas, cuidar la conversación, cuidar el tiempo, cuidar los resultados y atención plena.